1.学生档案的意义

学生档案主要是学生在高等院校学习期间形成的个人档案。这部分档案材料在学生毕业离校后随其工作流向转移到新的单位或人事托管部门，与工作以后在单位形成的个人档案构成个人的人事档案。

人事档案与本人一生息息相关。学生毕业后的工作、学习、生活都要利用到人事档案，如职称评定、确认工龄、转正定级、政审、公证、婚育证明、家庭亲属关系证明等。现在，企事业单位招聘员工、国家公务员的选拔等都要审查档案，以档案里记载的相关信息作为甄选人才的重要证据。

根据相关规定，毕业后档案未及时转出学校的，学校将不再开具任何与档案有关的证明。

2.学生档案内有哪些材料

学生档案一般由以下材料组成：

（1）学籍材料：

•  高中阶段：高中生毕业生登记表（学籍表、成长记录等）、高考材料（高考报名登记表、志愿卡等）。

• 本专科阶段：新生入学报到登记表、体检表、高等学校毕业生登记表、毕业设计（论文）成绩评定表，成绩单、就业通知书（报到证）、奖惩材料。

• 研究生阶段：报考博士研究生登记表、攻读硕士（博士）研究生录取登记表、硕士研究生政审意见表、毕业研究生登记表、学位人事简表、成绩单、就业通知书（报到证）、奖惩材料。

（2）党团材料：入团志愿书；入党志愿书、入党申请书、转正申请、自传、思想汇报、政审材料等。

（3）其他材料：士兵档案、教师资格证、工作材料（有工作经历的）等。

3.学生毕业时应如何对待自己的档案

许多毕业生对档案不了解，也不关心。有的同学毕业多年，档案还滞留在学校，或将档案放在家里，甚至不知档案在哪里，对自己个人发展造成了很大影响。

学生正常毕业，档案通常有以下两种方式进行处理：

①就业单位具有人事档案保管权限，档案可以直接转至单位进行保管；

②就业单位没有人事档案保管权限，或未就业、灵活就业、留学（非公派）等情况，人事档案一般委托户籍所在地所属的县级以上政府人事部门或人才服务机构等保管

因此学生毕业时应当确认就业单位是否具有人事档案保管权限，如果有的话则档案可直接由单位负责接收；若单位没有人事档案保管权限，则由户籍所在地的相应人才服务机构代管档案，不影响个人转正定级和其他档案相关服务。

假若学生读书期间因中途退学、转学等情况提前离校，应凭教务处或研究生院出具的退学、转学等证明材料和本人身份证件及时办理档案调出手续。若因档案滞留造成断档或其他不良后果，根据相关规定档案馆不承担责任。

学生毕业及日后工作变动时，一定要留意个人档案的去向情况，以免影响到工龄计算、职称评定等其他各项事宜。留心个人档案去向，做到“档随人走”或“档随户走”。

4.人事档案可以自己管理吗

人事档案是国家规定的机密文件，不能由个人进行管理。档案转递过程也是采用“公对公”的形式，由学校通过机要通道或者邮政EMS档案专门渠道进行邮寄，绝对不允许使用普通邮寄或其他形式的快递进行邮寄。个人人事档案不允许个人自带或委托他人代领。

5.哪些机构有权保管人事档案

按国家政策规定，组织、人事部门所属的各级人才交流机构具有资格保存大中专毕业生人事档案；各类私营、民营、乡镇、中外合资、独资企业都无权保管员工人事档案，而是委托各级人才交流机构托管。毕业生也可以以个人名义委托人才交流机构托管人事关系。

从2015年1月1日开始各全国各级人才中心等档案保管机构已经取消了流动人员人事档案管理费。

6.为什么建议学生毕业时要及时将档案转出学校

学校档案馆并非流动人员档案保管机构，无法添加毕业后个人工作的档案记录，如转正定级、职称评定等。为避免学生毕业后的个人利益受到影响，学生毕业后应将档案转出学校。

根据相关规定，学生毕业后档案应及时转出，学校不再进行保管。毕业后档案未及时转出的，学校将不再开具任何与档案有关的证明。

按国家政策规定，大中专毕业生毕业（以报到证人事部门签署日期为准）一年后，即可由所在单位人事部门或委托的人才交流机构批准转正定级；本科毕业生毕业工作一年（以报到日期计）、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称，由所在单位人事部门或委托的人才交流机构负责办理。由此可见，毕业后，档案放在学校将会影响个人发展和利益，从学生自身利益考虑，毕业后应尽快办理报到证，将档案存放在单位、或单位委托的档案托管机构、或户籍所在地档案管理机构。

7.报到证有什么作用

毕业时，抓紧办理就业通知书（报到证），将报到证白联放入个人档案里。

*调档凭证

*干部身份证明

*到就业单位报到的凭证和依据

*参加工作时间的初始记载和凭证

*凭报到证以及其他有关材料办理户口手续

*到非国有单位就业时办理人事代理手续的凭证

*对自主创业的毕业生可凭《报到证》到有关部门办理减免有关税费手续

8.毕业生个人档案投递应该注意的事项

（1）毕业时，应抓紧办理就业报到证，将档案放在就业单位档案管理部门，或者方便自己利用的地方人才交流中心托管（通常情况下档随户走，户口在哪里，档案就保管在户口所在地的县级以上的人社局/人才交流中心/就业促进中心）。

（2）区分就业单位是否具有档案保管权限：

•     具有保管权限：国家机关、事业单位、大型国企等单位，生源地人社局/人才交流中心/就业促进中心

•     不具有保管权限：

        ①外企、私企、民企、合资企业、宗教团体、外国驻华使馆、私立学校等单位，档案需要转到户籍所在地人力资源和社会保障局/人才交流中心。

•       ②中（小学）、幼儿园不具备保管档案的权限，档案一般应寄往所在市（区、县）教育局。

（3）按相关规定，外地生源持上海居住证，其档案不能留在上海。

（4）申请上海户口成功后，所去单位不具有档案保管权限，需到户籍所在地的公安局开具“户籍证明”，交给辅导员存入档案袋后，档案馆投递到户籍所在区的就业促进中心。

（5）在职攻读研究生的毕业生，需提供原档案保管单位及地址。

（6）考取研究生的同学，拿到录取通知书后，需及时将录取学校全称及二级学院地址及时呈报给学校就业办公室，保证档案在毕业后能够及时寄出。

（7）国内升学、上海生源档案投递说明见图1，非上海生源档案投递说明见图2。

9.学生档案投递及查询办法

投递时间：

•       应届毕业生档案集中邮寄时间一般安排在7月中上旬；

•       其他时间每周三（法定节假日、寒暑假除外）进行投递。

档案查询：

•       登录学校档案馆网站→学生个人档案→档案转递查询；

•       也可以直接登录上海理工大学学生档案信息服务网查询（http://sfile.usst.edu.cn）。

提示：档案EMS单号的有效期约为四个月，机要号有效期约为一年，超出期限后，邮政局及机要局将不再受理查询，请毕业生在档案离校1个月内主动咨询接收单位是否已经签收你的档案！

10.人事档案处置不周案例

【影响养老金、社会保险等的领取】

办理领取养老金时，需要查阅人事档案，审核当事人的工龄、工资、待遇、职务、社保受保时间等。如：查阅档案认定个人出生时间，从而确定退休时间；确认参加工作时间，从而确定开始缴费或视同缴费的时间，以计算养老金金额。除了养老金外，其他社会保险、领取失业金等，也与个人档案相关。在工作中，经常会碰到因个人档案管理不当，无法顺利地办理领取养老金的事例。所以学生毕业后，无论工作如何，都要先处理好个人档案。

 例1. 某校职工李女士自1994年离职出国，她认为自己出国不用买社保，人事档案没什么用处，于是不再关心档案去向。2017年李女士回国办理养老保险才发现，根据国家政策，原来离职前参加工作的时间可以不用缴纳养老保险。这对她造成较大的财产损失。

【影响转正定级和计算工龄】

按我国现行政策，高校毕业生有一年的见习期，见习期满应办理转正定级，学生就具有了干部身份，同时学籍档案转为人事档案。省际之间档案流动一般要求必须具备干部身份。很多毕业生找到工作后，没有及时办理参加工作的有关手续，几年后仍是学生身份，从而影响转正定级和工龄及退休金的计算。

例2. 小张是我校11届毕业生，她与上海一家公司正式签订劳动合同，公司准许她将户口迁至上海。当她返回老家办理调动手续时，发现自己的档案还在学校。原来她大学毕业后没有找到合适的工作，四处打工，将档案遗留在了学校。由于学校无办理转正定级的权限，档案需要重新转入人才交流中心，才能办理转正定级，之后才能正式调动。小张历经周折才办理好相关手续，影响了户口正常迁转。

例3. 小王是我校14届毕业研究生。由于他认为档案无关紧要，毕业时未按要求及时将档案转出学校。工作后，单位按国家要求审核个人档案时，他才回学校办理档案离校手续。既影响了单位审核进度，还让他比同期进单位的同事少了25个月工龄。

【影响就业、考研、考公务员、出国、升学、结婚、生育等相关证明的办理】

考研、考公务员、出国、升学、结婚、生育等，都需要政府所属人才市场开具相关证明，都需要齐全、完整的档案材料，否则无法办理。

例4. 某校毕业生考取了武警消防总队，部队来校政审时，发现该生档案缺入团志愿书，对该生的录取工作只能暂停，取消了录取资格。

例5. 某校93届毕业学生考取了某省的公务员，录用单位要对他的档案进行政审。由于该生毕业时不关心自己的档案去向，也不知道档案在何处，结果这位毕业生错过了被录用的机会。经此，他才知道档案对他的重要意义。

对于绝大多数自费出国者来说，出国前他们多半为在校生，属于尚未办理就业手续的学生，或与原单位脱离关系或失去了公职身份的人，对于这类人员，人才交流中心等单位均不接收管理这类档案。如果他们的档案存放到街道就会被纳入无业人员范围，学成回国后，就只能按无业人员在当地办理招工、就业手续，无法连贯计算工龄。有的留学生甚至将档案留存在自己手中，久而久之，造成档案遗失或成为无法转递的“死档”。

例6. 某校毕业生小刘对自己的学历不满意，后来她通过自费留学到瑞士，获得了酒店管理专业的硕士文凭。回国后找到一份好工作，单位要求她尽快转人事档案。但小刘毕业时从未关心过自己的档案，自己都不知档案到了何处。小刘很郁闷：“酒店待遇不错，经过试用，他们同意雇佣我，可我根本没档案，这真的让人苦恼。”

自费留学可以将档案存放在教育部留学服务中心留学人员档案室存档。这是教育部直属并具有法人资格的国家级留学服务专业机构。他们提供包括：办理国（境）外学历学位证书的认证；办理留学人员回国工作就业报到证、落户手续；办理出国留学或留学回国人员集体户口的存放和落户；为留学存档人员开具各种人事证明；负责记录在国外留学和在香港、澳门地区就读的经历，填补在境外学习阶段人事档案材料的空白，完善存档人员的档案等。

【档案丢失导致干部身份丢失，影响工作调动】

目前，大学生毕业后就是干部身份，如果进入国有大中型企业、事业单位，或户口迁入北京、上海等大中型城市时，档案将起到决定作用。

 例7. 6年前，重庆大学毕业的小王从重庆市的一家单位辞职，应聘到北京一事业单位。，因单位无人员编制，小王本人对自己的档案漠不关心。今年单位为他解决了编制问题，要求他将自己的档案转到单位的上级主管部门。此时小王才发现自己在6年前工作变动时，因交接不清造成了档案遗失。他只得请假花费大量时间精力才补齐了高中、大学和研究生的材料。小王说，其他同事因未丢失档案，很快就办理完成了档案调动手续，这次因档案问题影响编制办理着实让自己郁闷了一把。

所以，广大毕业生应未雨绸缪，无论就业或工作情况如何，无论走到哪里，都要把个人档案安顿好，这样才能消除后顾之忧，减少不必要的麻烦。

上海理工大学档案馆

学生档案室：021-55270959

综合利用室：021-55271660

校史馆参观：021-55270565

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