关于做好2021年毕业生档案材料移交及转递工作的通知

2021-04-21 08:42:28浏览:1119次


  为确保及时、准确、安全地将毕业生档案转递至档案接收单位,现将2021届毕业生档案材料移交及转递工作相关事宜通知如下:


一、毕业生材料的收集、移交

  1.毕业生应归档材料范围

    各类毕业生在校期间形成的应归档的材料主要包括:

   (1)本科毕业生:高等学校毕业生登记表、成绩单、毕业论文成绩评定表、就业通知书、党团材料、奖惩材料等。

   (2)研究生毕业生:毕业研究生登记表、成绩单、人事简表、就业通知书、党团材料、奖惩材料等。

  2.毕业生档案材料的收集、整理与移交

  (1)各学院各部门应确保各类毕业生档案材料应归尽归;收集毕业生材料时,要认真鉴别,经组织审查签署意见并盖章后方能归档。

  (2)各学院各部门将收集齐全的毕业生材料整理为每人一套(以毕业生登记表为主体,其它材料统一夹在该表内),再按专业-班级-学号顺序从小到大进行排列。

  (3)各学院各部门将整理好的毕业生档案材料逐份登记,形成一式两份的《上海理工大学毕业生档案材料移交清单》,由学院和档案馆各留存一份以备查考,并与学生档案室工作人员联系,预约归档的具体时间。

  3. 移交时间:

  (1)第一批研究生毕业生材料收集工作应于5月30日之前完成。

  (2)第一批本科生毕业生材料收集工作应于6月30日之前完成。

  (3)其余批次材料归档工作视具体毕业时间而定,一般为学生毕业后一个月内完成。

  4.2021届毕业生档案在档案馆集中整理、封装,完成后通过中国邮政EMS转递寄送。


二、毕业生档案的转递、查询

  1.档案寄送单位与地址

  (1)本科毕业生:本科毕业生将毕业去向报送学校就业指导中心,就业指导中心审核完成后将毕业生档案寄送地址提交给档案馆学生档案室,学生档案室根据就业指导中心提供的档案地址寄送档案。

  (2)研究生毕业生:研究生毕业生需确认工作单位有无人事档案保管权限,并登录“上海理工大学学生档案信息服务网” http://sfile.usst.edu.cn,根据网站提示,填写档案接收单位全称及详细地址。填写完毕后由学院进行审核,审核完毕后,学生档案室工作人员根据毕业生填写的地址寄送档案。

  2.毕业生档案去向查询

  (1)档案寄出提示短信。毕业生档案寄出后,档案馆会向毕业生系统预留手机号码发送提示短信,短信内容包括收件单位全称、详细地址、档案EMS快递单号及档案寄出时间。

  (2)登录“上海理工大学学生档案信息服务网”,进入档案转递查询界面http://sfile.usst.edu.cn/eweb/indexda.so?type=daxxcx,输入姓名和身份证号即可获取档案去向及快递单号信息。

  3.特别提醒:档案EMS单号有效期为4个月,档案转递一年后,邮政公司将不再受理单号查询。档案转出后,毕业生务必及时到本人就业单位或档案的接收保管机构(如人才交流中心)查询、确认本人档案是否已经送达。若档案接收单位未收到档案,请尽快联系学校档案馆学生档案室。

  4. 应届毕业生档案投递工作一般安排在7月中旬开展。

 

 如有任何疑问或问题,请及时与档案馆学生档案室联系。

 联系人:于喆 许振哲

 电话:55270959


 档案馆

 2021年4月21日