一、档案馆学生档案室的职责

1、保管本、专科学生档案，为学生积累在校信息；

2、收集、鉴别和整理学生档案材料；

3、办理学生档案的查阅、借阅和转递；

4、登记学生学籍变动、处分情况；

5、为有关部门提供学生情况；

6、做好学生档案的安全、保密、保护工作；

7、调查研究学生档案工作情况，制定规章制度，搞好学生档案的业务建设和业务指导；

8、进一步推进学生档案网络化管理；

9、定期向档案馆移交部门的文书档案；

10、办理其他有关事项。

二、学生档案工作人员的职责

1、保管全部在籍本、专科学生的档案及遗留学生档案；

2、严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容；

3、重视档案建设工作，收集、鉴别和整理全校学生档案材料，及时充实档案内容；

4、办理全校学生档案的查阅、借用和转递工作；

6、登记全校学生学籍变动和处分情况；

7、研究摸索学生档案工作规律，不断完善各项规章制度，争取早日实现学生档案工作制度化、规范化、科学化；

8、坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事；

9、做好学生档案转递工作，并做好登记工作。

10、努力做好档案库房建设管理工作，做到清洁、整齐，确保库房安全。

11、定期将文书档案移交档案馆并在档案管理系统登记，做好移交工作。

三、学生档案材料收集归档工作制度

1、档案管理人员要经常了解和掌握学生档案的信息，与有关部门保持经常联系，主动收集应归学生档案的材料。

2、档案管理人员要及时登记学生学籍变动情况，发现材料漏缺，应主动索要。对不符合归档要求的材料，应退回重新办理或及时通知有关部门，补送材料或补办手续。

3、在有关部门专人的密切配合下，及时将新形成的应归档案材料在一个月内准确、及时送交档案室归档，并形成制度。

4、对收集的归档材料，必须做到逐份检查登记，不属归档材料一律不得进档案。

四、学生档案材料鉴别归档制度

1、档案室对收集来的材料，要认真做好材料的鉴别工作。要维护档案内容的真实性。

2、鉴别工作应根据材料的具体情况和保存价值，确定材料是否归档。

3、鉴别中要维护档案材料的完整，对缺页、破损、霉烂变质和字迹模糊不洁的材料，要查清注明，进行复制、裱糊和技术加工。

4、经常性的对档案材料进行认真鉴别和选留。

五、学生档案转递工作制度

1、学生因退学、转学、考研等原因、学籍离开本校的，应及时将档案材料转至学生户口所在地的人事局或人才服务中心，做到“档随人转”。有就业意向的应届毕业生，档案单位以就业协议为准，未就业学生档案投递至户籍所在地的人事局或人才服务中心。

2、全校学生的档案，凡需转移投递的，应送学校办公室通过机要方式转递或派专人送取，不准公开邮寄或交本人自带，做好转递过程中的登记、移交手续，以落实责任段。

3、转递档案必须认真填写《上海理工大学学生档案转递通知单》，并按项目详细登记清单，密封包装，并盖封口章，要严格履行档案转递的登记、注销、寄出手续。

4、转递档案时必须写清楚档案转递单位详细地址，以免产生投递失误。转递单位必须有接收机要资格，否则不予寄送。

5、转出的档案必须完整齐全，能够表明学生在校情况，并按规定认真整理装订，不得扣留材料。

6、接收转入的档案要认真核对，确实无误时，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回，学生入学后一个学期内未收到档案，须发出调档函催调档案。

8、严格执行转递制度，避免产生查不到下落的档案。保管机要文件交寄单，作为查询档案去向的原始资料。

9、根据沪机要[2009]函2号，机要通信办理查询的有效期限是：自机要件（学生档案）交寄至日起，一年以内可以受理查询。

六、学生档案查（借）阅工作制度

为了加强我校学生档案的管理，凡查（借）阅档案者，必须履行有关手续，具体规定如下：

（一）查阅范围

1、凡因学生奖惩、组织处理、入党入团、参军、出国等需要查阅本人档案的；

2、因录用单位需要政审学生而需要查阅学生档案的；

3、政法部门等单位因侦查、审理和公证必须通过档案取得旁证材料的，可查阅有关材料。

（二）查阅手续

1、外单位（市各级公证机关）要求查阅我校学生档案，应凭《查阅学生档案审批表》，或由单位开具查档介绍信，并符合有关审批手续，由档案室提供查阅。

2、校内教师应工作需要查阅学生档案，应统一填写《查阅学生档案登记表》，写明查档原由、时间、是否复印档案内容。

（三）注意事项

在查阅学生档案时应注意以下事项：

1、外单位派出的查阅人员，必须是中共党员，并持有手续完备的“审批表”和本人证件。

2、查阅者若非中共党员，但确因工作需要，可由档案管理人员根据党的保密原则代查有关内容。

3、档案室不得提供学生自行查阅档案，如需复印档案内材料，遵循回避原则并登记。

4、档案原则上不借出使用，如确因特殊情况必须借出使用时，应在“审批表”上说明理由，并经档案室批准后方可外借。借出时必须严格履行登记手续，及时归还。

5、查阅或借用学生档案，严禁对档案进行圈划、抽取、折叠、涂改、增添。查阅者应严格遵守保密制度和阅档规定，不得泄露或传播档案内容。借阅者应对学生档案妥善保管，不得擅自转借他人，不准给无关人员翻阅，不准擅自拍摄、复制档案内容。

6、学生档案应在指定地点查阅。

七、学生档案检查核对制度

1、我校本、专科学生的档案一律按学号排列入档案柜保管。

2、凡服刑、死亡人员档案一律从在校学生档案柜中抽出另行专柜保管。

3、每学期进行一次箱内库存档案核对、登记工作，应做到放置无误，如发现缺少及时查找。

4、凡是发现档案里有任何差错及时纠正。

5、努力做好平时档案库房的维护工作，做到勤检查，勤核对，防止档案受损、虫蛀、霉烂、变质和档案存放过紧过松，以及门窗不牢固等情况发生，发现问题及时解决。

八、学生档案保管保密制度

为做好我校学生档案的保管保密工作，特做如下规定：

1、学生档案库房应列入重点要害部门，库房必须牢固、适用，并配备必要的安全设备。

2、为确保学生档案的安全保密，档案管理人员要认真履行职责，保管好学生档案，，严防档案丢失，散落和损坏，防止失密和泄密事故的发生。

3、严格按规章制度办事，对不符合手续规定要求查阅、调取学生档案的，应予拒绝。

4、查（借）阅档案者，应严格保密，不得向无关人员泄露或向外公布档案内容，不准给无关人员和本人翻阅。

5、严格遵守保密制度，未经批准，不得复制档案材料；不得用电话索取或提供档案内容。

6、工作中摘录的档案材料应负责保管好，不得给无关人员阅看，用毕后应立即自行销毁，废纸不得乱扔，应按保密制度予以销毁。

7、严禁任何个人私自保存他人的档案。

8、档案室应有专人负责保管，非档案工作人员不得擅自进入档案库房。

9、做好节假日安全保密工作和平时的安全检查工作。

10、严禁在库房内吸烟和乱丢废纸等。

九、送交档案材料归档制度

1、凡考入我校研究生部的学生，档案由档案室直接移交至研究生部，移交过程中填写移交清单，以清手续，并登记。

2、凡留校工作的应届毕业生，档案直接移交人事处档案管理部门，移交过程中填写移交清单，以清手续，并登记。

3、其他情况档案无法采用机要方式投递的，可专人送交档案，移交过程中填写移交清单，以清手续，并登记。

本条例即日起生效，由档案馆负责解释。

二○一○年九月十六日